Imprese turistiche: trattare con i media

Quasi tutte le imprese turistiche, siano esse attrazioni, Convention and Visitor Bureau (CVB), uffici turistici regionali o nazionali o fornitori di viaggi, devono confrontarsi con i media. Le imprese e gli uffici turistici cercano pubblicità positiva o talvolta reagiscono a una notizia. Spesso queste notizie sono negative e se non affrontate possono fare molto danno a una particolare industria turistica.

Possiamo ipotizzare che un’industria o un’impresa turistica di successo debba reggersi su quattro gambe, ovvero:

(1) deve offrire un buon prodotto,

(2) deve fornire un buon servizio,

(3) deve avere una buona pubblicità e

(4) deve offrire al pubblico un ambiente sicuro e protetto.

Senza nessuna di queste quattro “gambe del turismo” nessuna industria del turismo, dalla componente dei ristoranti a quella dei viaggi, durerà a lungo. Quando si ha a che fare con i media, considerare sempre i seguenti punti:

• I media possono fare miracoli per l’industria del turismo o possono causare danni terribili. Conoscendo questo principio, non entrare mai in guerra con i media e non incolpare mai i media per i tuoi problemi.
• Considera con quale aspetto dei media stai comunicando e come stai esprimendo il tuo punto. La carta stampata è diversa dalla televisione o dai social media. Ognuno ha i suoi vantaggi e svantaggi ed è doveroso che un'impresa turistica li conosca.
• Pensa ai “filtri”. Chi è disposto ad ascoltare il tuo messaggio e chi sminuirà ciò che hai da dire? Quindi chiediti qual è l’importanza del tuo messaggio e chi si preoccuperà di ciò che hai da dire.
• Conosci gli effetti del tuo messaggio. Il tuo messaggio è credibile, arrabbiato o difensivo? Il pubblico sarà attratto da ciò che hai da dire o il tuo messaggio sarà controproducente?

Questo mese Tourism Tidbits offre idee e suggerimenti su come scrivere, o produrre, una storia e idee su come portare la tua storia sui media.

Prima di continuare non dimenticare mai che tutto il materiale promozionale e tutti i messaggi mediatici raccontano una storia. Se controlli la narrazione, il tuo messaggio verrà ascoltato e creduto. Se il tuo concorrente o avversario controlla la narrazione, potresti dover affrontare seri problemi.

Sviluppa sempre la tua storia con i seguenti componenti:

-Assicurati che la tua frase principale dell'idea sia accattivante. Chiediti: perché qualcuno dovrebbe voler leggere/ascoltare/vedere questa storia, o cosa c’è di speciale e unico in ciò che stai raccontando?“

-Presenta la tua storia in una piramide rovesciata. Inizia con i punti più importanti della storia e poi procedi verso i punti o i fatti meno importanti. Questo sistema è particolarmente vero per la copertura televisiva che tende a ritagliare l'informazione alla fine di una notizia.

-Sii accurato e sensibile.  Chiediti: chi sto aiutando e chi sto ferendo con questa storia? Quali conseguenze indesiderate potrebbe avere la storia? Sono davvero giusto verso tutte le parti?

-Distribuire ai media le storie che gli piaceranno.  Ad esempio, una storia che tratta di turismo sportivo o qualche notizia insolita avrà probabilmente una copertura mediatica maggiore rispetto a una questione riguardante i dati economici.

-Non dimenticare mai di adattare la notizia al mezzo prescelto.  Se si tratta di televisione, assicurati che la tua storia sia visivamente orientata all'azione. Se stai cercando di trasmettere la tua storia alla radio, prova a organizzare un'intervista con qualcuno. Se la storia è per la stampa, prova ad avere un'opportunità fotografica pronta insieme a tabelle, grafici o qualsiasi altra cosa che dia vita alla storia.

Cosa dire e cosa non dire: quando i media fanno domande

Il turismo è un affare pubblico e come tale qualunque cosa tu faccia o non fai è soggetta al controllo pubblico. I media hanno il diritto di porre domande, soprattutto se qualcosa va storto o se si verifica una tragedia o una crisi nel settore. Anche se non puoi fermare una notizia, puoi rispondere in un modo che ti darà le migliori possibilità di conquistare la simpatia del giornalista. Ecco un elenco di alcune idee su come rispondere, soprattutto quando preferiresti che le domande non venissero mai poste.

-Sii breve.  Nella maggior parte dei casi una lunga spiegazione si ridurrà ad un breve slogan. Ci sono buone probabilità che un rappresentante dell'industria del turismo riceva non più di 10 secondi per un commento.

-Rispondere solo alla domanda posta.  Spesso siamo così ansiosi di dimostrare quanto sappiamo, che ci mettiamo nei guai dicendo più di quanto abbiamo bisogno di dire. Impara a rispondere solo alla domanda posta e non a un'altra domanda.

-Essere onesti.  La cosa peggiore da fare per chiunque lavori nel turismo è mentire. È perfettamente accettabile dire che non lo sai e, quando possibile, far seguire al tuo "non so" la volontà di "scoprirlo". Nel turismo, la frase “no comment” suona come se si stesse nascondendo la verità.

-Sii collaborativo e sorridi.  Non dimenticare che il giornalista ha l'ultima parola. Quando hai a che fare con un reporter ostile, fai del tuo meglio per conquistarlo e trasformare un nemico in un amico. Non spacciare mai il giornalista a un superiore. Lui/lei potrebbe risentirsi del tuo atteggiamento e usare semplicemente il materiale che ha già. Assicurati che le tue espressioni facciali e il linguaggio del corpo siano in accordo con la tua comunicazione vocale. Non dire una cosa con le parole e qualcos'altro con il corpo.

-Sii chiaro e specifico.  Supponiamo che il giornalista e il pubblico abbiano poca o nessuna conoscenza di ciò che stanno chiedendo. Non dare per scontato nulla e non usare mai il gergo o gli acronimi turistici. Dichiara l'intera parola. Utilizzando nomi chiari e precisi, riduci la possibilità che la tua risposta possa essere estrapolata dal contesto.

-Restituisci tutte le telefonate o le e-mail multimediali.  Anche se non desideri parlare con un giornalista, alla fine dovrai parlare con quella persona o sapere che il giornalista scriverà la storia senza ascoltare la tua opinione.