I membri di ABPCO che hanno preso parte a una recente tavola rotonda hanno riconosciuto la necessità che le conferenze si concentrino sullo scambio di conoscenze e sull'apprendimento, sostenendo al tempo stesso che i ricavi della mostra di accompagnamento sono spesso vitali per il successo di un evento.
Come commenta Therese Dolan, presidente congiunto di ABPCO: “È una battaglia tra contenuto e consumismo che deve iniziare con la comunicazione e una comprensione approfondita del pubblico. La questione chiave è garantire valore per tutti. Il contenuto è solitamente il driver per la partecipazione dei delegati, ma gli espositori devono vedere l'affluenza e un ritorno sull'investimento. Le conferenze dell'associazione sono spesso accompagnate da una mostra perché aggiunge valore ai partecipanti, apportando entrate a beneficio dell'associazione nel suo insieme e talvolta degli stessi delegati attraverso tariffe ridotte per la conferenza.
Gli eventi della tavola rotonda di ABPCO offrono ai membri un forum per raccogliere e condividere idee e sfide complesse in un ambiente sicuro e privato. L'evento si è svolto presso il Crowne Plaza London – The City. Vi hanno partecipato una varietà di PCO interni che cercavano di sfruttare al meglio le loro conferenze e mostre. I principali risultati includevano:
• La necessità che le mostre e le relative entrate siano viste come una parte fondamentale del piano aziendale e delle entrate di un'associazione.
• Maggiore facilitazione delle presentazioni tra partecipanti ed espositori da parte degli organizzatori.
• Linguaggio che riflette l'importanza degli espositori: si percepisce che i partner o gli sponsor hanno più valore.
• La necessità che i delegati comprendano l'importanza di una mostra.
• L'importanza della rilevanza - sia in termini di conoscenza condivisa nella conferenza che di scelta degli espositori.
• Le sfide che la compliance sanitaria può porre in una mostra.
Shaun Hinds, CEO del Manchester Central, ha presieduto la discussione e ha aggiunto: “L'evento è stato un vero successo, generando molte discussioni interessanti. In quanto sede che ha il privilegio di ospitare molte delle principali conferenze dell'associazione del Regno Unito, ci ha fornito preziose informazioni su come possiamo aiutare gli organizzatori a crescere e tenere congressi di successo anno dopo anno ".
Therese conclude “In definitiva spetta agli organizzatori di un convegno facilitare il successo sia del convegno che della mostra. Questa tavola rotonda, come tante altre, ha coperto un'enorme quantità di contenuti in un breve lasso di tempo e ha offerto un prezioso apprendimento a tutti i presenti. Era chiaro però che la parte più importante dell'intero processo era la necessità per le comunità di riunirsi e comunicare. Che, a dire il vero, è l'elemento chiave di ogni evento di successo”.
