Professionisti delle riunioni: smartphone e tablet dovrebbero essere banditi dalle riunioni

Pochi sosterrebbero che il forte impulso a visualizzare i contenuti ei messaggi di smartphone e tablet spesso interrompe le discussioni, i tempi di attenzione e le linee di pensiero delle persone. Ma in che misura questi dispositivi hanno un'influenza negativa su riunioni e sessioni educative, e dovrebbe essere vietato averli e controllarli costantemente?

Alcuni esperti aziendali concordano con la politica "nessun dispositivo". Nella Harvard Business Review, ad esempio, la collaboratrice editoriale Amy Gallo ha sostenuto in modo decisivo questo approccio. In un articolo intitolato 'La guida sintetica alla conduzione delle riunioni'", raccomanda agli organizzatori di" bandire i dispositivi: sono inevitabilmente fonte di distrazione per tutti ".

Il fattore principale dal punto di vista di Gallo sono le opinioni di Francesca Gino, professore alla Harvard Business School. Secondo Gino, molte persone pensano di poter svolgere più compiti mentre ascoltano qualcuno in una riunione, ma la ricerca mostra che non possono. “Il multitasking è semplicemente un'attività mitica. Possiamo svolgere compiti semplici come camminare e parlare allo stesso tempo, ma il cervello non può gestire il multitasking ", afferma Gino. "In effetti, gli studi dimostrano che una persona che sta tentando di fare più cose contemporaneamente impiega il 50% in più per portare a termine un compito e lui o lei commette fino al 50% in più di errori". Il neuroscienziato Dr Daniel Levitin nel suo libro "The Organized Mind" descrive il multi-tasking come "un'illusione diabolica".

Un indizio del motivo per cui molti delegati sentono la necessità di continuare a controllare i loro telefoni per i messaggi può essere trovato in una recente ricerca commissionata dalla Warwick Conferences. È emerso che mentre era fuori sede per corsi di formazione, l'81% degli intervistati aveva ricevuto e-mail in cui si chiedeva di completare l'azione in quel momento, a volte dal manager che le aveva inviate al corso.

Carina Bauer, CEO del Gruppo IMEX, ha commentato: "L'influenza dirompente e distraente dei messaggi di smartphone e dispositivi sulle riunioni è chiaramente molto potente, ma lo è anche l'urgenza e spesso la pressione (percepita o reale) di verificare e rispondere alle richieste e notizie in tempo reale.

“Il dibattito è se combattere i dispositivi e il loro contenuto o accettarli e persino integrarli. Esistono numerose app, come le app di risposta del pubblico (Sli.do) o persino le app che trasformano il tuo telefono in un microfono (microfoni per la folla) che rendono i dispositivi mobili una parte veramente utile della sessione o dell'evento della riunione, se utilizzati in il modo in cui intende il relatore o l'organizzatore. E la dura realtà in un contesto aziendale è che, in pratica, sarebbe spesso molto difficile implementare un divieto che si attacca.

“Forse un approccio più sensato consiste nel dare ai delegati spazio e tempo all'interno di ogni evento per controllare e rispondere a messaggi importanti, in modo che possano essere completamente concentrati sul contenuto durante una sessione. In definitiva, si spera che l'investimento di tempo e denaro nella partecipazione a un evento dovrebbe garantire che i delegati vogliano rimanere concentrati sui contenuti, per quanto desiderano tenersi aggiornati con le loro e-mail ".

Le domande del gruppo IMEX sono state poste come parte della ricerca trimestrale di MPI sulle prospettive delle riunioni nell'autunno 2015.

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