Le 10 principali tendenze che influenzano e trasformano le riunioni nel 2021

• Le riunioni aziendali nel 2021 sono principalmente un drive-to regionale a questo punto, anche se gli analisti vedono che si tengono riunioni fly-in durante l'ultima parte dell'anno
• Diventando rapidamente il nuovo standard nel settore dell'ospitalità, la tecnologia contactless si è rafforzata negli ultimi mesi e sopravviverà alla pandemia
• In molte destinazioni, le normative statali limitano la dimensione degli eventi a un minimo di 10-15 persone, quindi la dimensione media del gruppo nel 2021 è comprensibilmente inferiore

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Gli esperti del settore hanno annunciato le dieci principali tendenze che stanno influenzando e trasformando gli incontri nel 2021.

Se c'è una cosa che il settore delle riunioni ha imparato nel 2020, è la vera definizione di cosa significa fare una pausa e fare perno, e quanto siano resilienti e creativi le persone nel settore delle riunioni. Con l'anticipazione di vaccinazioni diffuse in tarda primavera, gli esperti del settore stanno vedendo i primi segnali di una domanda repressa per riunioni e raduni. Gli analisti vedono il 2021 come un anno di svolta che darà il via a una sostanziale ripresa per l'industria delle riunioni.

Tendenza 1) Strada verso la ripresa

L'industria esprime ottimismo, per la prima volta dall'inizio della pandemia! I vaccini vengono somministrati a segmenti crescenti della popolazione, aumentando l'ottimismo per un ritorno dell'industria dei meeting durante il terzo e quarto trimestre di quest'anno. Secondo uno dei principali fornitori di tecnologia per riunioni, eventi e ospitalità, fino ad oggi nel 2021 le richieste di offerta per riunioni hanno raggiunto i livelli più alti da marzo 2020. Man mano che le destinazioni iniziano ad aprirsi in sicurezza, lo sono anche le dimensioni e la quantità delle riunioni di gruppo.

Tendenza 2) Riunioni su strada

Le riunioni aziendali nel 2021 sono principalmente drive-to regionali a questo punto, anche se gli esperti vedono che si tengono riunioni fly-in durante l'ultima parte dell'anno. Le riunioni ibride rimangono un'opzione chiave per includere interi team all'interno di una riunione, con i partecipanti nelle vicinanze che guidano e quelli più lontani che partecipano virtualmente a causa di apprensioni di viaggio o poiché alcuni potrebbero dover rimanere a casa per motivi familiari o di salute. Detto questo, la richiesta di riunioni ibride non è così forte come ci si sarebbe potuto aspettare. Sembra che il desiderio di riunirsi di persona superi di gran lunga le riunioni ibride, e potrebbe esserci fatica a crearsi con le connessioni remote.

Trend 3) Driver tecnologico

La tecnologia può creare, o distruggere, un'esperienza di incontro e i pianificatori lo sanno meglio di qualsiasi altra cosa. Quindi, qual è la più importante richiesta tecnologica e preoccupazione tra i pianificatori per una straordinaria esperienza di conferenza nel 2021? Larghezza di banda! La larghezza di banda è la priorità tecnologica numero 1, 2 e 3! Dopo di che ci sono la capacità di riunione virtuale di una struttura e un team di supporto tecnico dedicato disponibile in qualsiasi momento durante la riunione.

Trend 4) Anno dello SMERF

E non le piccole creature blu che siamo cresciuti guardando alla televisione pubblica! Si potrebbe pensare che il principale settore farmaceutico dominerà nel 2021, o l'industria tecnologica, o il settore assicurativo o finanziario regnerà come il segmento industriale più importante che fornisce la maggior parte delle richieste e degli incontri. Ma non quest'anno. Nel 2021, si tratta di affari SMERF, con una forte enfasi sugli incontri sociali, educativi e religiosi!

Tendenza 5) Non toccare!

Diventando rapidamente il nuovo standard nel settore dell'ospitalità, la tecnologia contactless si è rafforzata negli ultimi mesi e sopravviverà alla pandemia. È diventata l'aspettativa dei pianificatori e degli ospiti in riunione, facilitata dalle funzionalità dello smartphone al momento del check in e del check out. Dall'arrivo all'ingresso nella camera degli ospiti, alla registrazione della conferenza e all'agenda delle riunioni, ai servizi della conferenza, alla cena con menu virtuali per ordinare colazione, pranzo, cena, bevande o servizio in camera, la tecnologia contactless è qui per restare!

Tendenza 6) Cena reinventata

Codici QR e menu contactless, buffet frequentati, selezioni di menu confezionate individualmente, la reinvenzione del pasto a scatola a la carte con insalate gourmet fresche, gamberi alla griglia con orzo e che, oltre a selezioni di cibi freschi sigillati e snack, possono essere accompagnati da maschere per il viso, acqua in bottiglia e disinfettanti per le mani all'interno della confezione. Alcune proprietà stanno addirittura elevando il pasto in scatola a scatole da pascolo invece di tavoli da pascolo. Rimane comunque una forte preferenza per i pasti serviti o per i buffet modificati con selezioni confezionate singolarmente e per le scelte calde e fredde servite dal personale, il tutto dietro il plexiglass di sicurezza. Dato l'ambiente attuale, le proprietà stanno accogliendo gli ospiti in ogni modo possibile, adattandosi alle preferenze dei singoli clienti, che possono anche includere pasti bento box e antipasti in scatola, nonché catering drop-off nelle camere degli ospiti. Eco sensibili come sempre, i pasti confezionati individualmente sono presentati in contenitori ecologici curati.

Trend 7) Creativo, locale e sostenibile: alcune cose non cambiano mai!

Nel 2021, creatività, gusto ed eco-appeal sono priorità importanti per organizzatori e ospiti: la pandemia non ha cambiato ciò che rende la cena deliziosa, memorabile, preparata in modo responsabile e discussa sei mesi dopo. I team culinari rimangono eccezionalmente appassionati nel fornire prodotti alimentari sostenibili e di provenienza locale, non solo per la freschezza, ma per supportare gli agricoltori e i fornitori locali durante questo periodo difficile. Le esperienze culinarie dalla fattoria alla tavola sono importanti oggi come lo sono sempre state! In tutte le regioni regna la ristorazione all'aperto, con chef delle regioni settentrionali che pianificano sostanziosi menu invernali serviti in ampi spazi all'aperto circondati da focolari e stufe, consentendo esperienze culinarie sicure, attraenti e socialmente distanti sotto le stelle ... Cocktail Bourbon affumicati e Old Fashioned di Manhattan. 

Tendenza 8) Le dimensioni contano

In molte destinazioni, le normative statali limitano la dimensione degli eventi a un minimo di 10-15 persone, quindi la dimensione media del gruppo nel 2021 è comprensibilmente inferiore. Con più destinazioni che riducono le loro restrizioni, tuttavia, stiamo assistendo a richieste di gruppi più grandi di 50-100 ospiti, prenotando in proprietà più grandi che offrono ampi spazi per le distanze sociali, con alcuni spazi per le pause offerti all'esterno per una maggiore sistemazione di allontanamento sociale con sessioni di piccoli gruppi , e grazie all'offerta virtuale di break out selezionati, gli ospiti possono passare facilmente al break out di loro scelta. Le riunioni prenotate nel 2021 si estendono in media per 2 giorni, il che non è molto dissimile dagli anni precedenti. Le tariffe dei pacchetti di riunioni sono in media rispetto a quelle negoziate nel 2019 per rimanere competitivi e guadagnare affari. Le proprietà si stanno preparando per molti incontri da prenotare all'ultimo minuto durante tutto l'anno.

Trend 9) Una nuova prospettiva!

Incontrarsi all'aperto è stata una tendenza divertente negli ultimi anni. Nel 2021 è una necessità. Gli spazi esterni vengono creati dove attualmente non esistono: cortili da ballo, prati panoramici del resort e spiagge sabbiose sono ora sale riunioni per gruppi più grandi, così come terrazze di ristoranti, ponti piscina, padiglioni all'aperto e stanze con tende appena installate che reimmaginano il "tradizionale "Sala riunioni quest'anno. Le sedie Adirondack sono sostitutive delle sedute ergonomiche, gli elementi riscaldanti portatili portano calore nelle stanze all'aperto nei climi settentrionali. Ove appropriato, il plexiglass offre un'altra linea di sicurezza. E le viste della sala riunioni non sono mai state così belle!

Trend 10) Partner nella pianificazione

La lingua del contratto di riunione è dove la gomma si mette in moto nel 2021. Molti pianificatori sono irremovibili sulla necessità di flessibilità in merito a clausole di attrito, clausole di annullamento e tariffe, clausole di riprenotazione, clausole di tariffe di gruppo e commissioni. Sebbene procedano a un ritmo più rapido rispetto al passato, le vaccinazioni sono state somministrate solo di recente in modo più ampio e i pianificatori rimangono cauti nel riprogrammare le riunioni a più breve termine. Molti trovano conforto nel programma Meeting Accelerator di Benchmark lanciato all'inizio della pandemia, che offriva zero costi di abbandono o annullamento e zero rischi nella riprenotazione fino al 31 marzo di quest'anno. I pianificatori sono ben consapevoli di ciò che il settore ha passato e sono ansiosi di essere un partner, in particolare per quegli hotel che sono stati gentili con le politiche di cancellazione e sono rimasti in contatto attivo.

Bonus Trend - Importanza di una destinazione

L'esperienza della destinazione e la programmazione della destinazione sono una priorità assoluta quest'anno, in particolare le destinazioni drive-in che offrono una significativa accessibilità ai trasporti. In effetti, l'esperienza della destinazione probabilmente non è mai stata più importante! I pianificatori richiedono immersioni profonde nei servizi culturali locali di una destinazione, poiché la maggior parte delle destinazioni offre ampi spazi aperti desiderabili per attività / esperienze di distacco sociale, pacifiche, rilassanti e sicure che possono essere personalizzate in base alle esigenze del gruppo. I resort con programmi di benessere offrono gruppi di incontro: esperienzialismo, benessere e cura di sé, guarigione e immersioni nella natura, comprese le attività di allestitori del resort. E, come le sale riunioni all'aperto, non puoi battere i panorami!

Trend bonus - Spirito attraverso il legame di squadra!

Molto probabilmente non c'è mai stato un bisogno maggiore rispetto al 2021 per la programmazione del team building. Dopo molti mesi passati a lavorare fuori casa e connettersi virtualmente con colleghi e clienti, c'è il desiderio di riunirsi, riconnettersi, ricostruire la squadra e riaccendere lo spirito di squadra. È un bisogno umano fondamentale. La necessità di farlo fuori, visti i tempi, è l'ideale per il team building e questi programmi vengono richiesti attivamente. Orvis Fly Fishing, Land Rover Driving School, falconeria, escursionismo, golf, cacce al tesoro Lost Shaker of Salt, corsi di margarita mixology, regate di barche di cartone Continental Drifter, infradito e tie-dye Kind of a Day, bowling al cocco, lancio dell'ascia ... tutto ciò che offrirà alla squadra la possibilità di rilassarsi, riconnettersi, condividere e approfondire esperienze di rinnovamento, acquisire coraggio e magari far saltare un po 'di corrente.