Come comunicare in modo efficace con i clienti durante le vacanze?

Questo punto mi è venuto in mente dopo una conversazione con un'amica su un'esperienza avuta con il suo commercialista. Dopo aver ricevuto una lettera preoccupante dall'HMRC piena di errori e che richiedeva pagamenti che aveva già effettuato, ha cercato l'aiuto del suo commercialista per avere la tanto necessaria rassicurazione. Nonostante avesse un accordo fisso di £ 125 più IVA al mese con la società di contabilità, la sua richiesta di assistenza, inviata a metà luglio, è stata accolta con una risposta automatica che indicava che il team era in vacanza scolastica e che avrebbe risposto entro pochi giorni. Nel frattempo, il suo conto regolare è arrivato senza fallo. Passarono sei giorni lavorativi prima che ricevesse un breve aggiornamento, "stiamo esaminando la cosa", e poi il silenzio. Due settimane dopo, senza ulteriori informazioni, ha contattato di nuovo solo per ricevere un altro messaggio automatico che informava che l'ufficio avrebbe riaperto il 30 agosto: un'attesa totale di sei settimane senza soluzione. Di conseguenza, il mio amico è ora alla ricerca di un nuovo contabile.

Suggerimenti per la comunicazione per gli affari durante le vacanze

1 Avvisare in anticipo

Se hai pianificato la tua vacanza con largo anticipo o solo di recente hai deciso di partire, è fondamentale informare il tuo team il prima possibile. Aspettare fino all'ultimo momento per annunciare una vacanza di due settimane può comportare stress e oneri inutili sui tuoi colleghi, che dovranno gestire i tuoi compiti in tua assenza. Un tempo di preparazione adeguato è essenziale per tutti i soggetti coinvolti, anche per coloro che assumono lavoro extra per garantire la continuità aziendale.

È consigliabile avvisare i tuoi colleghi almeno un mese prima della tua partenza, soprattutto se svolgi un ruolo significativo nella tua organizzazione. Per evitare qualsiasi svista, imposta promemoria per aggiornare il tuo team nelle settimane e nei giorni precedenti la vacanza, contribuendo a garantire una transizione fluida e a prevenire sorprese inaspettate.

2 Delegare lavori e attività

Assicurati che ogni dettaglio sia meticolosamente coperto. Effettuare preparativi completi per qualsiasi scenario, obbligo o potenziale problema che potrebbe sorgere. Prendi l'iniziativa di selezionare i colleghi, guidandoli ad assumere ruoli particolari, e investi tempo nella loro formazione completa riguardo ai compiti che stai affidando loro. Se qualcuno interviene nelle interazioni con i tuoi clienti, forniscigli tutte le informazioni necessarie sulle esigenze e aspettative uniche di ciascun cliente. Se un'altra persona dovesse gestire temporaneamente un progetto che stai conducendo, forniscigli una lista di controllo esaustiva degli obiettivi in ​​sospeso.

Crea una guida completa che dettaglia le posizioni dei file essenziali, i contatti per vari progetti e le procedure per la gestione delle emergenze. L'obiettivo è evitare che un'ondata di domande urgenti interrompa la tua tranquillità durante le vacanze. Adottare un approccio cauto garantisce che le tue responsabilità siano in mani affidabili, garantendoti la massima tranquillità.

3 Preparare in anticipo i canali di comunicazione

Se non riesci a smettere di comunicare con i clienti mentre sei in vacanza, assicurati di poter ricevere le lettere e i documenti necessari ovunque. Ora c'è anche a FAX da iPhone: App Fax, che può sostituire un fax. Questo fax online può essere elaborato, ricevuto e inviato liberamente da uno smartphone. Se hai un'app fax e un iPhone, hai tutto ciò che ti serve per lavorare con i documenti. Analogamente a questo esempio, dovresti considerare un piano di comunicazione con altri tipi di comunicazione con i clienti.

4 Costruire un piano di ritorno al lavoro

Tornare in ufficio dopo un periodo di pausa può spesso sembrare scoraggiante. È probabile che verrai accolto da una valanga di e-mail non lette, messaggi vocali, promemoria, aggiornamenti, sfide e richieste urgenti.

Per rientrare nel tuo flusso di lavoro in modo più fluido, è saggio elaborare una strategia per ciò che ti aspetta dopo la pausa. Prendi in considerazione l'idea di organizzare una sessione di debriefing con alcuni membri del team per rimanere aggiornato sugli eventi significativi durante la tua assenza. Dai la priorità all'organizzazione della tua casella di posta per concentrarti prima sulle email più critiche. Mantenere una comunicazione trasparente e aperta con il tuo team è fondamentale, permettendoti di comprendere a fondo gli sviluppi e i progressi compiuti su progetti o responsabilità da cui eri lontano.

5 Configurare la segreteria telefonica fuori sede

Garantire che ogni base sia coperta e prepararsi accuratamente per tutti gli scenari, attività o crisi immaginabili. Interagisci con i colleghi, delegando loro compiti specifici e fornendo una formazione completa sugli incarichi che stai affidando loro. Se qualcuno ti rappresenterà nelle riunioni con i clienti, fornisci loro un briefing dettagliato sulle esigenze e preferenze specifiche dei clienti. Se un altro collega dovesse farsi carico di un particolare progetto in tua assenza, forniscigli un elenco esaustivo di cose da fare che dettaglia ogni attività che deve essere completata.

Crea una guida completa che descriva dettagliatamente dove si trovano file importanti, punti di contatto per vari progetti e procedure per la gestione delle emergenze. L'obiettivo è evitare che un'ondata di e-mail urgenti interrompa il tuo relax sulla spiaggia. È più saggio peccare per eccesso di cautela, assicurandosi che i tuoi progetti siano in mani esperte prima di partire.

Conclusione

Informare i clienti in anticipo della tua indisponibilità è una pratica prudente. Quando sono in vacanza, ad esempio, i miei clienti abituali sanno già che non potranno programmare alcuna sessione di coaching in quel periodo. Ho impostato una risposta email automatica per confermare i messaggi ricevuti, specificando le date in cui sarò fuori ufficio. Per coloro che hanno domande urgenti, la risposta include un numero di contatto. I messaggi inviati a questo numero mi verranno inviati tramite SMS e mi impegno a rispondere entro 24 ore.