La tanto dibattuta riforma dell'Unione Europea in materia di coordinamento transfrontaliero della sicurezza sociale avrebbe dovuto semplificare gli adempimenti per i viaggiatori d'affari di breve durata. Invece, le nuove norme relative ai certificati A1 potrebbero ridefinire radicalmente il modo in cui i datori di lavoro gestiscono la mobilità internazionale in Europa.
Commenti recenti da Fragomen sostiene che le riforme proposte non rappresentano una vera e propria "semplificazione", bensì l'inizio di un'era di "conformità fin dal primo giorno" più rigorosa.
Per i datori di lavoro multinazionali, i team che si occupano di mobilità globale, i responsabili delle risorse umane, i responsabili della conformità e gli stessi viaggiatori d'affari, le implicazioni sono significative.
Che cos'è un certificato A1?
Il certificato A1 è un documento utilizzato nell'UE, nello Spazio economico europeo (SEE), in Svizzera e in alcune giurisdizioni aderenti a trattati internazionali per confermare quale sistema di sicurezza sociale si applica a un dipendente che lavora temporaneamente all'estero. Il suo scopo è quello di evitare il doppio versamento dei contributi previdenziali.
Storicamente, le aziende hanno spesso affrontato la conformità alla norma A1 in modo pragmatico:
- Molti viaggi brevi non sono stati organizzati.
- I certificati venivano talvolta ottenuti retroattivamente.
- Le modalità di applicazione della legge variavano notevolmente da paese a paese.
- Le autorità spesso davano la priorità agli incarichi a lungo termine rispetto ai brevi viaggi di lavoro.
Questa flessibilità potrebbe presto scomparire.
Il passaggio alla "conformità fin dal primo giorno"
La modifica più importante proposta è il requisito che i datori di lavoro:
- Avvisare le autorità prima dell'inizio del viaggio; e
- Ottenere o richiedere un certificato A1 prima di svolgere attività lavorative transfrontaliere.
Questo è ciò che Fragomen definisce "conformità fin dal primo giorno".
Nell'ambito del quadro normativo proposto, i datori di lavoro non potranno più fare affidamento su interventi correttivi successivi al viaggio o su comunicazioni retroattive come modello operativo standard. Al contrario, la conformità diventerà proattiva e in tempo reale.
Questo è importante perché i viaggi d'affari moderni sono estremamente dinamici:
- Riunioni dell'ultimo minuto
- Visite ai clienti
- Conferenze
- viaggi di supporto tecnico
- Workshop interni all'azienda
- Attività di vendita
- Incarichi di consulenza
Attualmente molte organizzazioni approvano i viaggi più velocemente di quanto i team addetti alla conformità riescano a valutare gli obblighi in materia di immigrazione, fiscalità, lavoro e previdenza sociale.
L'approccio proposto dall'UE richiede di fatto verifiche di conformità prima di ogni viaggio valido.
Perché i titoli che parlano di “semplificazione” sono fuorvianti
Diversi organi di stampa e associazioni di categoria hanno salutato la riforma come la fine della burocrazia legata ai permessi A1 per i brevi viaggi d'affari.
Ma la realtà giuridica è più complessa.
L'esenzione è limitata
L'accordo provvisorio introduce esenzioni limitate per:
- riunioni interne
- Conferenze
- Seminari
- Eventi culturali o scientifici
- Alcune attività di breve durata, non superiori a tre giorni lavorativi consecutivi, nell'arco di un periodo di 30 giorni.
Tuttavia, queste esenzioni non si applicano a molte attività lavorative comuni.
Per esempio:
| Attività | Probabilmente esente? |
|---|---|
| Riunione interna della leadership | Si |
| Partecipazione alle conferenze di settore | Si |
| Lavoro di implementazione per il cliente | Probabilmente no |
| Consulenza tecnica | Probabilmente no |
| Supporto ingegneristico in loco | Probabilmente no |
| Servizi che generano entrate | Di solito no |
| Lavori legati all'edilizia | Specificamente escluso dall'esenzione per viaggi brevi |
Ciò crea una distinzione fondamentale tra:
- “viaggi esclusivamente per affari”, e
- erogazione di servizi o lavori pubblicati.
Per molte aziende multinazionali, soprattutto nei settori della consulenza, della tecnologia, dell'ingegneria, della finanza, del settore farmaceutico e dei servizi professionali, i dipendenti spesso confondono queste categorie durante i viaggi di lavoro.
Il vero problema: la complessità operativa
La riforma potrebbe ridurre la burocrazia per alcuni viaggiatori, ma al contempo aumentare la complessità complessiva degli adempimenti.
1. La classificazione del viaggio diventa fondamentale
Le aziende sono ora obbligate a classificare ogni viaggio in modo accurato:
- Il viaggiatore deve partecipare a una riunione?
- Fornire servizi?
- Gestisci un progetto?
- Addestrare un cliente?
- Supervisione del lavoro?
- Generare entrate?
Piccole differenze di formulazione potrebbero determinare se si applica un'esenzione.
2. Monitoraggio delle soglie di viaggio a breve termine
L'esenzione proposta di "3 giorni entro 30 giorni" sembra semplice ma è complessa da attuare.
Le organizzazioni avranno probabilmente bisogno di sistemi in grado di:
- Monitoraggio dei giorni di viaggio cumulativi
- Tracciamento delle voci ripetute
- Collegamento dei dati relativi a risorse umane, viaggi, buste paga e mobilità.
- Applicazione delle norme specifiche di ciascun paese
- Identificazione in tempo reale dei requisiti di esenzione
Per chi viaggia spesso, la soglia potrebbe essere superata rapidamente.
3. Aumento del rischio di sanzioni
La riforma incoraggia esplicitamente gli Stati membri ad applicare con maggiore rigore gli obblighi di notifica preventiva.
Ciò significa che le aziende si trovano ad affrontare una crescente esposizione a:
- sanzioni previdenziali
- Ispezioni del lavoro
- Violazioni dei lavoratori segnalate
- Revisioni delle buste paga
- Indagini sulla conformità alle normative in materia di immigrazione
- Rischio reputazionale
Paesi come Francia, Belgio, Austria e Germania hanno già intensificato negli ultimi anni i controlli transfrontalieri sulle normative del lavoro.
La conformità A1 non è più un problema isolato
Uno dei temi più importanti che emerge dalle analisi del settore è che i certificati A1 non possono essere considerati separatamente dal più ampio quadro normativo in materia di mobilità della forza lavoro.
I viaggi d'affari moderni si intersecano con:
- Legge sull'immigrazione
- Direttive per i lavoratori affisse
- Diritto del lavoro
- Residenza fiscale
- Rischio di stabile organizzazione
- Conformità salariale
- Consiglio di Amministrazione
- Protezione dei dati
- Obblighi di diligenza
Ciò crea una crescente necessità di piattaforme integrate per la gestione della conformità.
La tendenza strategica più ampia: l'Europa sta inasprendo i controlli sulla mobilità dei lavoratori.
La riforma A1 si inserisce in un più ampio orientamento dell'UE verso un controllo più rigoroso del lavoro transfrontaliero.
Le tendenze principali includono:
1. Infrastruttura digitale per la conformità
L'UE sta digitalizzando sempre più la conformità in materia di mobilità attraverso iniziative quali:
- ESSPASS (Passaporto europeo di sicurezza sociale)
- Framework di identità digitale
- Sistemi centralizzati di notifica delle pubblicazioni
- Strumenti di verifica elettronica.
La visione a lungo termine sembra essere la verifica digitale in tempo reale dell'autorizzazione al lavoro e dello stato previdenziale.
2. Maggiore controllo sull'operato dei lavoratori affissi
La Direttiva sui lavoratori distaccati prevede già l'obbligo di notifica preventiva in molte giurisdizioni. Le riforme A1 allineano maggiormente gli obblighi in materia di sicurezza sociale all'applicazione delle norme sui lavoratori distaccati.
Tale convergenza implica che le aziende potrebbero alla fine trovarsi ad affrontare un unico regime di conformità integrato che comprenda:
- immigrazione,
- diritto del lavoro,
- e la previdenza sociale contemporaneamente.
3. Maggiori aspettative in termini di trasparenza
Le autorità di regolamentazione europee si aspettano sempre più che le aziende dimostrino una conformità proattiva, anziché interventi correttivi reattivi.
Ciò è visibile in tutto il:
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